如何保障会议成功

会议、是一种繁杂而多变的活动。在整个会议筹备、组织及召开的过程中，有不少问题是需要组织者、策划者多加留意的。下面笔者结合自己这几年会议策划工作的经验，谈谈自己的体会。

　　制定完善的会议计划

明确职责任务：会议有多种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息、通过收集这些信息可以制定出手头众多工作的计划。制定完善的会议计划确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议预期目标。  

制定预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作：确定各项工作的时间安排。如交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游费用、设备视听费用、宴请及演出费用等。   

  　完成计划：预计召开会议的口期；会议预计召开几天；打算在什么地方召开会议；会议形式或程序是什么；需要多大的场地；将有多少人到会；会议预算是多少：打算选用什么级别的酒店和设施：打算选用最高级的房间标准是什么；谁来制作会议邀请函：会议是否需要向与会者打印相关资料和会议礼品：会议的发言人有哪些：会议需要什么样的视听设备：需要食品、饮料的酒会、招待会有几次：与会者是否可以携带家属；如何为与会者安排一些特别活动：如何为与会者及其家属安排一些特别活动；会议的整体流程安排：会后旅游安排：会议代表的返程等等。

　　会议预备相关流程

1、会场预约　根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别r选择会议举办地：根据会议的具体情况、确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点、并提前预约。   

  　2、印刷材料的设计制作 根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案：提前把印刷品送到会场或指定位置。

3、参会者的接送 根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆。       

 　 4、参会者的餐饮 根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等：根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

    提高会议记录质量

  　会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何、直接影响其口后转化为档案的质量。因此会议组织者必须重视会议记录工作。    

  1、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。

  2、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分：一是会议基本情况。包括会议名称、开会时间、会议地点、出席人、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。二是会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点。

 　紧急事件的处理

   会议活动少则几十人，多则几千人，出现突发事件是很难避免的∫因此能否制定应急预案，及时处理紧急事件，也是考验办会能力的方面之一。

  　1、紧急医疗问题：对于紧急医疗计划，要看与会者平均年龄、活动范囝和过去会议经验、不管如何、紧急事件可能在任何时间发生，但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病，比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症，有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致，因此要使那些人得到照顾。 

  　2、卫生问题：卫生问题是筹办国际会议另一项重大挑战∫包括饮食卫生与环境卫生两方面。国际会议通常是在已开发国家和开发中国家举行，而且争取到国际会议的国家、都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地，因此环境卫生大致不会有问题。但是上千甚至上万人参加的大型国际会议，更是要慎选餐饮合作对象，万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒，那将造成无法弥补的损失、对主办国家、城市的形象也会大打折扣。

  　3、签证问题：签证问题也是紧急事件处理中的一项，通常在会议通知（anrlounce-ment）中都会说明签证的细节、但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题。特别对于重要的贵宾,更要再三叮咛签证的问题。   

 　4、物品安全问题：国外与会者在会议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象、因此在重要国际会议期间，要求地方政府加强警力，避免发生盗窃事件。